Строительство сегодня – это один из наиболее динамично развивающихся секторов российской экономики.
С развитием городских агломераций и притоком населения в города увеличивается спрос на жилую и коммерческую недвижимость, объекты социальной инфраструктуры и инженерные коммуникации. Перспективным сегментом рынка жилья становится также загородная недвижимость.
В связи с этим на строительные компании возлагается важная социальная миссия по обеспечению населения качественным жильем и созданию необходимой для комфортного проживания инфраструктуры.
В то же время высокая конкуренция на рынке строительных услуг диктует застройщикам ряд условий для достижения рентабельности деятельности и стабильного роста финансовых показателей.
Наряду с выбором привлекательных площадок для строительства и привлечением необходимых денежных средств на успешность строительной организации оказывают меры, предпринимаемые руководством и топ-менеджментом для минимизации рисков, присутствующих в данной сфере деятельности.
Как известно, на чистую прибыль предприятия влияют не только доходы от деятельности компании, но и сопутствующие расходы. В свою очередь, риски являются непродуктивными расходами, негативно сказывающимися на динамике финансовых показателей компании.
Снижению этих расходов способствует правильная оценка руководством и топ-менеджментом компании существующих рисков и умение ими управлять.
Рассмотрим основные стратегические риски, с которыми сталкиваются в своей профессиональной деятельности строительные организации.
Операционные риски (operational risk) – это понятие, которое включает в себя возможный ущерб для компании, возникающий вследствие сбоев в технологических процессах и ошибок в обработке данных.
Зачастую причина, по которой возникают эти убытки, заключается в отсутствии стройной, логичной структуры в организации бизнес-процессов и усугубляется пресловутым «человеческим фактором». Выявить и устранить существующие проблемы не удается по причине фактической неподконтрольности процессов руководству, невозможностью их мониторинга и отсутствием четко обозначенных зон ответственности.
Репутационные риски (reputational risk) – риски, отражающие влияние деловой репутации компании на лояльность клиентов. Положительный имидж компании – это то, что выделяет ее среди конкурентов, и его потеря прямым образом сказывается на финансовых показателях компании.
Понятие «Финансовые риски» (financial risk) охватывает весь объем финансовых обязательств строительной компании перед кредитором и заказчиком. Риски срыва сроков и превышения бюджета проекта – одни из наиболее актуальных в этом перечне.
В силу ряда специфических факторов, влияющих на показатели строительной деятельности, таких, как многократные изменения в проектно-сметной документации, сжатые сроки подготовки тендерных предложений, жесткие требования к срокам сдачи объектов и зависимость от своевременной поставки материалов существует необходимость контролировать проектные работы компании на всех этапах.
Централизованное управление проектной деятельностью включает в себя широкий спектр мероприятий в области ресурсного планирования и мониторинга оперативности исполнения задач по проекту, позволяющих предупреждать существующие угрозы и минимизировать риски.
Для увеличения чистой прибыли строительной организации путем снижения сопутствующих рисков было разработано отраслевое решение компании ELMA.
С помощью модуля «Управление проектами» осуществляется управление проектной деятельностью в масштабах всей компании.
Для максимальной прозрачности и подконтрольности операций по проектам были разработаны бизнес-процессы, объединенные в рамках 4-х областей PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – свода знаний по управлению проектами, учитывающего специфику профессиональной деятельности.
Решение построено на основе следующих областях знаний:
- Управление проектом и документацией
- Управление поставками проекта
- Управление коммуникациями проекта
- Мониторинг сроков проекта
Расскажем о каждом из процессов, представленных в данных областях знаний, более подробно.
Управление проектом и документацией
Область «Управление проектом и документацией» объединяет в единую логическую цепочку все этапы работы над проектом в рамках его жизненного цикла. Создается единое информационное пространство для обмена данными, такими, как проектный план, документация, задачи, процессы, коммуникации и показатели.
В соответствии с жизненным циклом проекта, область включает в себя ряд процессов:
- 1. Разработка плана и инициирующей проектной документации.
На данном этапе формируется прогнозный (целевой) план проекта, включающий в себя задачи, взаимосвязи работ, сроки проекта и т.д., разрабатывается инициирующая проектная документация, утвержденная внутренними стандартами компании.
- 2. Руководство и управление работами проекта.
В рамках оперативного управления работами/задачами проекта осуществляется эффективное взаимодействие между участниками проекта и контроль соблюдения ограничений (временных, бюджетных).
- 3. Управление изменениями проекта.
Да этом этапе контролируются изменения в проектной документации, а также ход проекта и принятие проектных решений.
- 4. Закрытие проекта.
Все информация по проекту сохраняется и остается доступной в соответствии с правами, которыми наделены участники проекта.
Управление поставками проекта
Взаимодействие с поставщиками – это отдельный фронт работ, связанный с планированием ресурсной базы предприятия. В силу того, что соблюдение сроков поставок и бюджетных ограничений по ним имеет принципиальное значение для строительной организации, необходимо держать под контролем все этапы взаимодействия с поставщиками, начиная с их выбора и заканчивая контролем исполнения обязательств по договору.
Минимизация финансовых и операционных рисков при работе с поставщиками, а также сокращение затрат на покупку и хранение стройматериалов – ключевые приоритеты, на достижение которых направлен инструментарий решения.
Опишем более подробно основные процессы работы с поставщиками, реализованные в рамках данной области.
Подготовка плана закупок и проектов договоров. На данном этапе формируются внешние статьи расхода бюджета по проекту и параллельно – сроки поставок. Вся информация документируется с помощью СЭД.
Согласование условий поставок, проведение тендеров. Контроль договоров. Автоматизация процессов тендерной закупки позволяет компании значительно снизить расходы на приобретаемые материалы, добиться высокого качества закупаемых материалов, ускорить и упорядочить процедуру закупки.
Мониторинг исполнения договорных обязательств.
Средствами модуля СЭД ведется учет договоров поставки, что упрощает контроль выполнения их условий силами служб, ответственных за закупочную деятельность компании.
В процессе работы с поставщиками осуществляется централизованный сбор и хранение всей информации по ним. На основе этих данных можно ввести классификацию поставщиков по типам продукции, уровню их надежности и любым другим критериям, актуальным для компании.
Управление коммуникациями проекта
Для принятия сотрудниками компетентных и оперативных решений необходимо обеспечить прозрачность информационных потоков внутри компании, доступность данных и возможность оперативного обсуждения вопросов по проекту между участниками.
Встроенный механизм коммуникаций отраслевого решения ELMA позволяет наладить взаимодействие между различными участниками проекта в наиболее удобной для этого форме – форме онлайн-обсуждения.
Внутри системы возможно обсуждение вопросов по проекту между сотрудниками и подразделениями, оперативный обмен данными, ссылками, проектными документами, а также их комментирование. Доступ к обсуждениям может регулироваться в соответствии с целями групп участников проекта.
Также в рамках данной области осуществляется централизованный сбор данных о проекте непосредственно с объектов строительства, прием запросов, задач и документов.
Мониторинг сроков проекта
В рамках данной области знаний осуществляется контроль соблюдения сроков, бюджетов и других ограничений проекта в режиме реального времени с учетом собранных и обработанных данных.
Контроль соблюдения календарного плана и сроков поставок позволяет учитывать временные факторы проектной деятельности.
Для отслеживания исполнительской дисциплины информация об исполнении задач поступает в режиме реального времени.
В целях контроля качества выполнения работ разработан такой инструмент, как процессные задачи.
Итоги
Строительство – это профессиональная область, в которой наибольшее внимание уделяется технологическим и инженерным аспектам деятельности. Тем не менее такие факторы, как организация эффективного взаимодействия внутри предприятия, контроль и управление проектной деятельностью не должны оставаться «за бортом» управленческой стратегии в компаниях строительного профиля.
Поскольку бюджеты и сроки проектов строительных компаний сжаты, «укладываться» в эти параметры чрезвычайно сложно. Следствием этого становятся риски превышения первоначального бюджета проекта и нарушения сроков.
Подконтрольность и прозрачность процессов в рамках проектной деятельности строительной компании – это принципиальное условие снижения рисков, существующих в данной отрасли.
В отраслевом решении ELMA реализован ряд процессов, разработанных с учетом специфики данной профессиональной области. Эти процессы позволяют организовать работу по проектам в строительной организации на принципах эффективности, оперативности и мобильности.
Сохранить как PDF файлОбсудить на форуме